はじめに｜マンション管理組合でAIをどのように活用できるのか―
近年、AI（人工知能）の活用が急速に広がっています。
マンション管理の現場でも、「AIを導入すれば管理が楽になるのでは？」という声を耳にする機会が増えてきました。
しかし、AIは管理組合や管理会社の代わりに判断する存在ではありません。
マンション管理士として重要だと考えるのは、AIは「判断を助ける道具」「業務を補助するツール」として、管理組合が主体的に使うことです。
今回、管理組合が無理なく・安全にAIを活用するための考え方と実例をご提案します。
新しい管理方式やAI活用も、基本となる管理組合運営を理解したうえで検討すべきです。
まずは「管理組合の総会・決議・理事会運営の基本」を確認してください。
1．管理組合が直面する課題とAIの相性
多くの管理組合では、次のような課題を抱えています。
理事のなり手不足・高齢化
書類作成や議事録作成の負担
専門用語が多く、内容が分かりにくい
過去の資料が活用されていない
これらは、判断力ではなく「作業量」や「整理力」が問題であることが多く、この点でAIとの相性は非常に良いといえます。
2．管理組合で実際に使えるAI活用例
① 議事録・文書作成の補助
総会議事録や理事会議事録のたたき台作成に、ChatGPT などの文章生成AIを活用する方法です。
できること
箇条書きメモから議事録案を作成
理事会資料の説明文を分かりやすく整形
管理組合向けのお知らせ文案作成
※最終確認・修正は必ず人が行います。
想定事例 ①
築25年・60戸・自主管理マンションA
理事長が毎回、議事録作成に3〜4時間かかっていた
内容はメモと録音のみ
▮ 現場の悩み
理事会後、議事録作成が後回しになる
表現が人によってバラつく
法的に問題のない書き方か不安
▮ AIの使い方
生成AI に以下のように議題を入力します。
入力例（個人情報なし）
・第5号議案：大規模修繕工事の進め方
・設計監理方式を基本とする
・修繕委員会を設置
・次回理事会で委員候補を検討
AIの出力
議事録形式の文章案
決議事項と報告事項を分けた構成
丁寧語で統一された表現
▮ 効果
作成時間：3〜4時間 → 約30分
内容の漏れ・表現ミスが減少
最終確認だけ理事が実施 →理事の負担を軽減
② 規約・法律説明の「翻訳役」
区分所有法や管理規約の条文は、区分所有者にとって理解が難しいものです。
AIを使えば、
条文を「一般向けの言葉」に言い換える
Q&A形式に整理する
理事会説明用の要約文を作成する
といった説明補助ツールとして活用できます。
想定事例 ②
築40年・120戸・管理会社委託マンションB
管理規約改正を総会に上程予定
条文説明がネックになっていた
▮ 現場の悩み
区分所有法の説明が難しい
総会で「よく分からない」という声が出る
理事が説明役を敬遠する
▮ AIの使い方
条文をそのまま貼り付けず、趣旨だけを入力。
入力例
・管理規約で「専有部分のリフォームに理事会承認が必要」と定める理由を、一般の区分所有者向けに説明したい。
AIの出力
「なぜ承認が必要か」
「どんな工事が対象か」
「区分所有者のメリット」
を平易な文章で整理 →専門用語を住民目線に変える
▮ 効果
総会での質問が減少
説明時間短縮
合意形成がスムーズに
③ 長期修繕計画・積立金説明の補助
数値計算自体は従来通り専門家が行う前提で、
修繕項目の意味説明
積立金不足が生じる理由の文章化
将来シナリオの説明文案作成
など、住民説明に必要な「言葉の部分」をAIが支援します。
想定事例 ③
築30年・80戸・郊外型マンションC
次回大規模修繕で資金不足が判明
積立金改定案を総会提出予定
▮ 現場の悩み
積立金値上げに反対が出やすい
グラフを見ても理解されない
「なぜ今なのか」が伝わらない
▮ AIの使い方
数値は入力せず、条件のみを入力。
入力例
・築30年、これから給排水管更新と外壁修繕が重なるマンションで、修繕積立金を増額する必要性を区分所有者向けに説明したい。
AIの出力
修繕時期が集中する理由
先送りリスク
段階的値上げの考え方
を平易な文章で作成
▮ 効果
「値上げありき」という誤解が減る
理事が説明しやすくなる →数字ではなく「理由」が明確に
管理士説明の補助資料として有効
④ 情報整理・過去資料の活用
AIは「探す・まとめる」作業が得意です。
過去の総会議案の要点整理
修繕履歴の簡易まとめ
管理会社からの提案内容の比較整理
といった理事交代時の引き継ぎ負担軽減に役立ちます。
想定事例 ④
築35年・100戸・輪番制マンションD
理事任期1年
書類は大量だが活用されていない
▮ よくある現場の悩み
過去の議案が活かされない
「前回どう決めたか分からない」
理事が変わるたびに振り出し
▮ AIの使い方
過去資料を要約目的で分割入力。
入力例
・過去3回の総会で出た大規模修繕に関する議論の要点を整理したい。
AIの出力
検討経緯の要約
反対意見と対応策
今後の検討課題
▮ 効果
新任理事の理解が早い →理事交代時の“ブラックボックス化”を防ぐ
同じ議論の繰り返し防止
管理会社との協議が効率化
3．管理組合がAI導入で注意すべきポイント
（1）個人情報の入力は禁止
氏名、部屋番号、連絡先
未公開の議決内容
これらはAIに直接入力しないことが原則です。
（2）AIの回答は「正解」ではない
AIは法律判断や技術判断を行う主体ではありません。
特に以下は注意が必要です。
法解釈
工事内容の妥当性判断
費用の最終判断
これらは必ず管理組合・専門家が判断します。
（3）管理会社・専門家との役割分担を崩さない
AIを導入しても、
管理会社の業務
マンション管理士の助言
が不要になるわけではありません。
AIは「作業補助」、判断は「人」が基本です。
4．おすすめの導入ステップ
まずは理事会内で試験的に使用
↓
議事録・説明文作成など限定用途に絞る
↓
個人情報を使わないルールを明文化
↓
成果と課題を理事会で共有
↓
必要に応じて総会で周知
このように小さく始めて、無理なく広げることが重要です。
まとめ
AIは「管理組合の味方」にできる
AI導入は目的ではなく手段です。
AIを上手に使えば、理事の負担を減らし、管理の質を高め、合意形成をしやすくできる
「使うか・使わないか」ではなく、「どう安全に使うか」を考えることが、これからの管理組合運営には欠かせません。
0コメント