近年、ChatGPT に代表されるAI（人工知能）の普及により、文書作成や情報整理といった業務の効率化が急速に進んでいます。マンション管理の現場においても、理事会運営の負担軽減や住民への説明力向上を目的として、AI活用への関心が高まっています。
一方で、管理組合は多数の区分所有者の財産および個人情報を取り扱う公共性の高い組織であり、AIの利用にあたっては慎重な対応が求められます。特に、個人情報の取扱いや意思決定の透明性、責任の所在といった観点から、一定のルールを整備せずに運用を開始することは、思わぬトラブルを招く可能性があります。
本ルールは、管理組合におけるAIの適正かつ安全な活用を目的として、基本的な考え方および遵守事項を明確にするものです。AIを「業務の代替」ではなく「管理を支える補助ツール」として位置づけ、管理組合の主体的な判断のもとで活用することで、管理運営の効率化と質の向上の両立を図ることを目指します。
管理組合におけるAI利用ルール（例）
第1条（目的）
本ルールは、管理組合の業務においてAI（人工知能）を活用する際の基本方針および遵守事項を定め、
個人情報の保護、適正な意思決定および管理運営の健全性の確保を目的とする。
第2条（定義）
本ルールにおけるAIとは、
ChatGPT 等の文章生成AIをはじめとする、
入力された情報をもとに文章・要約・分析等を行うソフトウェアをいう。
第3条（基本方針）
1．AIは管理組合の意思決定を代替するものではなく、補助的に利用するものとする。
2．最終的な判断および責任は、理事会または総会が負う。
3．AIの利用にあたっては、安全性・透明性・公平性を確保する。
第4条（利用範囲）
AIは、以下の業務に限り利用することができる。
1．議事録、案内文、掲示文等の文書作成補助
2．規約・法令・制度の説明文の作成補助
3．資料の要約・整理
4．住民向け説明資料の作成補助
※工事発注、契約判断、法的判断等の重要事項については、AIの利用は補助に限定する。
第5条（個人情報および機密情報の取扱い）
1．以下の情報はAIに入力してはならない。
氏名、部屋番号、電話番号、メールアドレス
滞納情報、トラブル情報等の個人に関する情報
未公開の議案内容、意思決定過程
2．入力する情報は、匿名化または抽象化するものとする。
第6条（出力内容の確認）
1．AIが生成した内容は、必ず理事または担当者が確認する。
2．特に以下の事項は慎重に確認する。
法令・規約に関する記述
決議内容・議決要件
数値・金額・日付
3．AIの出力内容をそのまま使用してはならない。
第7条（責任の所在）
AIの利用により作成された資料についても、
その内容に関する責任は管理組合（理事会）が負うものとする。
第8条（利用管理）
1．AIの利用は、理事長または理事会の承認のもとで行う。
2．利用者は、利用目的および内容を明確にする。
3．必要に応じて利用履歴を記録する。
第9条（外部専門家との関係）
AIの利用により、以下を代替してはならない。
管理会社の業務
マンション管理士等の専門的助言
設計者・施工業者の技術的判断
第10条（試験導入および見直し）
1．AI利用は、原則として試験的導入から開始する。
2．運用状況を踏まえ、理事会において定期的に見直しを行う。
附則
本ルールは、令和○年○月○日 理事会決議により施行する。
《参考》
管理組合におけるAI運用チェックリスト（○×式）
※各項目について「○（できている）／×（できていない）」で確認してください。
※×がある場合は、運用ルールの見直しを推奨します。
Ⅰ．基本方針の確認
No チェック項目
1 AIは意思決定の補助であり、最終判断は理事会が行うと認識している
2 AIの利用目的（議事録作成等）が理事会内で共有されている
3 利用範囲を限定して運用している（無制限に使っていない）
Ⅱ．個人情報・機密情報の管理
No チェック項目
4 氏名・部屋番号・連絡先等をAIに入力していない
5 滞納・トラブルなどの個別情報を入力していない
6 未公開の議案・理事会検討中の内容を入力していない
7 AIに入力する際は内容を抽象化・匿名化している
Ⅲ．出力内容の確認体制
No チェック項目
8 AIの出力内容をそのまま使用していない
9 議事録・決議内容は必ず理事が確認している
10 法令・規約に関する記述を専門家または管理会社が確認している
11 数値・日付・金額に誤りがないか確認している
Ⅳ．利用方法の適正性
No チェック項目
12 議事録・案内文など補助業務に限定している
13 工事発注や契約判断にAIを直接使用していない
14 AIの回答を「根拠」として意思決定していない
Ⅴ．管理体制
No チェック項目
15 AI利用について理事会の了承を得ている
16 利用者（理事・担当者）が明確になっている
17 利用方法について最低限のルールが共有されている
Ⅵ．外部専門家との関係
No チェック項目
18 管理会社の業務をAIで代替していない
19 マンション管理士等の助言を適切に受けている
20 技術的判断（修繕・設備）をAIに依存していない
Ⅶ．運用改善・見直し
No チェック項目
21 試験導入として限定的に運用している
22 利用状況を理事会で定期的に確認している
23 問題点があれば運用ルールを見直している
【判定の目安】
○が20以上：
→ 適正に運用されている状態（継続可）
○が15〜19：
→ 一部改善が必要（ルール再確認）
○が14以下：
→ 運用リスクあり（一旦見直し推奨）
■ このチェックリストの使い方
初回導入時に理事会で確認
半年〜1年ごとに再チェック
新任理事への引継ぎ資料として活用
■ 現場で特に重要な3項目
No.4（個人情報入力禁止）
No.8（そのまま使用しない）
No.14（AIを根拠にしない）
👉 この3つが守られていれば、重大リスクはほぼ回避できます。
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